4 Tips voor een succesvol evenement & stappenplan!
Het organiseren van een evenement kan een heel succesvol instrument zijn als onderdeel van een marketingstrategie. Maar dan moet het wel goed gebeuren. Er zomaar even een evenement naast organiseren leidt tot dissatisfaction. Het organiseren van evenementen voor het genereren van leads of voor je behoud van relaties kun je dan beter aan professionals over laten. Doe je het toch zelf neem dan de volgende tips mee.
Tip 1 – begrijp de bezoeker
Bedenk in het programma dat de mens gemiddeld 7 tot 10 minuten kan luisteren naar een presentatie. Dat betekent dat je moet nadenken, als organisator en als spreker, over elementen die breken. Korte sessies, speedsessies, workshops, interactie.
Ook het laten zien van beelden, film en muziek kan de lengte van ons vermogen om te blijven luisteren maar ook op te pakken verlengen.
Tip 2 – zorg voor een positieve herinnering
We kiezen niet uit ervaringen wat we wel en niet goed vinden maar we kiezen uit de herinneringen aan die ervaringen. “Welke docent blijft het meeste bij je hangen?”, de docent met de mooiste verhalen. Denk na over een herinnering waar de bezoeker niet meer onderuit kan of wil. De laatste spreker moet vlammen, een kop koffie in een beker voor in de auto, flesje water voor onderweg, het zijn wat voorbeelden hoe je de herinnering aan de beleving kunt versterken.
Tip 3 – zorg voor een frisse ruimte
Het ligt voor de hand. Zorg voor een goede temperatuur in de ruimte die je gebruikt. De temperatuur, iets te drinken en iets te eten geeft ons, zeker op korte termijn, weer energie.
Tip 4 – zorg voor interactie
Mensen willen graag betrokken zijn bij iets waar ze zelf onderdeel van uit maken. Geef een briefing aan de sprekers dat er interactie moet zijn. Interactie leidt tot nieuwe energie, beter onthouden en vasthouden van de gedachte aan de herinnering. En dat leidt tot een succesvol event.
Bonus – een stappenplan voor vaststellen succes van een event
Wat maakt een event succesvol? Het is een vraag waar we niet meteen altijd een antwoord op hebben en waar ook niet 1 antwoord op mogelijk is. De volgende 5 stappen helpen je bij het bepalen van het succes.
Leermomenten
Het bepalen van echt het succes is vaak het aantal mensen dat heeft betaald versus de kosten. Dat is rationeel juist. Dat hoeft echter niet het succes voor volgende bijeenkomsten te zijn.
- wat maakt succes? Aantal bezoeken op website om vervolgens te boeken, aantal likes van het evenement, aantal items dat online is gedeeld,…
- zorg dat je vooraf meetpunten hebt afgesproken
Reactie
Meet aan het eind van het event. Evalueer de reacties. Stel daarna het event voor de volgende keer bij. Doe dat ook tijdens het event.
Implicatie
Wat gebeurt er als het event voorbij is? Gaan de mensen direct weg, blijven ze nog wat drinken, is er interactie met de sprekers etc. Stel ook deze KPI’s vooraf vast.
Impact
Stel vast hoe je de impact bepaalt van het event. Mensen komen vaker, mensen delen meer, mensen nemen contact op,…
Financieel
Deze meting moeten we natuurlijk niet vergeten. Als het event niet bijdraagt aan de marketingdoelstellingen of de ondernemingsdoelstellingen dan is het event niet haalbaar.

Zorg dat je deze stappen vooraf, tijdens en na het event meet. Dan leer je het meest en wordt het volgende event weer beter.